Blog

Z wieloma klientami mamy przyjemność współpracować już kilka lub nawet kilkanaście lat. Znamy się z nimi doskonale i mieliśmy okazję podróżować wspólnie wielokrotnie. Tak więc gdy tylko pojawiają się plany wyjazdowe, wystarczy jeden telefon: „Słuchaj, chcemy w tym roku znów z Wami pojechać. Przygotuj nam program – parametry takie jak zawsze!”. I wszystko jasne – działamy!

Zupełnie inaczej bywa w przypadku zapytań ofertowych od nowych, potencjalnych klientów. Zdarza się, że planowany jest dopiero pierwszy wyjazd w ich historii. Zupełnie nie wiedzą, jak się za to zabrać, jakie informacje przekazać, aby oferta była przygotowana w punkt.

Naszą dewizą jest przygotowanie programów, które są idealnie dopasowane do potrzeb konkretnego klienta. Dlatego też każda oferta budowana jest od podstaw, z uwagi m.in. na inną wielkość grupy, inne miejsce startu czy chociażby inne wymagania dotyczące zakwaterowania.

Podpowiadamy jakie parametry pomogą nam w stworzeniu idealnego programu dla Ciebie

1. Wielkość grupy i jej charakter
   Podanie ilości osób podpowie nam m.in. jakiego typu obiekt noclegowy możemy zaproponować. Czy może to być klimatyczny butikowy hotelik, czy niezbędne jest poszukiwanie dużego hotelu konferencyjnego. Ważną informacją jest podanie charakteru grupy. Mogą to być pracownicy firmy wyjeżdżający wraz z zarządem na integracyjny weekend lub zaproszeni kluczowi klienci, gdzie ważnym będzie stworzenie warunków na zaciśnięcie relacji. Czasem grupa składa się niemal z samych mężczyzn, innym razem ogólny wiek uczestników jest mocno zaawansowany. Dobrze jest o tym wszystkim wiedzieć, aby program był dopasowany do grupy.
   
   
2. Standard zakwaterowania i struktura pokoi
   Wiadomo, że w różnych krajach standard hoteli oznacza komfort na różnych poziomach. Stąd dobrze wziąć to pod uwagę wybierając destynację. Podanie struktury pokoi pozwoli nam na wystosowanie konkretnego zapytania do hotelu i założenie poprawnej wstępnej rezerwacji.
   
   
3. Rodzaj wyżywienia
   Grupy najczęściej wybierają pełne wyżywienie FB – Full Board (śniadanie, obiad, kolacja). Jednak również częstym wyborem jest opcja HB – Half Board (śniadanie, kolacja) lub w przypadku pobytów tygodniowych AI – All Inclusive.
   
   
4. Preferowana długość wyjazdu
   Często klienci mają do dyspozycji tylko weekend, stąd tylko wyjazdy 3-dniowe wchodzą w grę. Inni klienci wychodzą z założenia, że wyjazd integracyjny lub szkoleniowy powinien odbyć się tylko w dniach roboczych. W innych przypadkach dobrze jest przekazać informację o preferowanej długości wyjazdu (np. 5 dni) – ale jest elastyczność co do daty, aby dostosować się do możliwości przelotów.
   
   
5. Rodzaj transportu
   Zauważyliśmy, że coraz więcej klientów chce skorzystać z bogatej oferty połączeń lotniczych z lotnisk w Polsce lub np. z Berlina. Ale w wielu przypadkach nadal jedynym możliwym środkiem transportu jest minibus lub autokar.
   
   
6. Dotychczasowe doświadczenia wyjazdowe
   To ważna informacja dla nas, ponieważ daje nam pogląd na dotychczasowe trendy w wyborach klienta. Oczywiście nie chcielibyśmy powtórzyć wcześniejszych realizacji i zaproponować coś, co idealnie sprawdzi się w nowych sezonie.
   
   
7. Życzenia szczególne
   Zdarza się, że klient chce w trakcie wyjazdu odwiedzić biznesowego partnera w danym kraju. Innym razem marzeniem klienta jest zorganizowanie kolacji w wyjątkowej restauracji lub przejażdżka kultowym Citroenem 2CV po krętych drogach na wybrzeżu. Dobrze wiedzieć – dogramy to!
   
   
8. Rodzaj rozliczenia
   Są dwa rodzaje rozliczenia imprezy: procedura VAT marży (cena brutto) lub wyjazd konferencyjno-szkoleniowy (netto + 23% VAT).
   
   
9. Budżet lub „widełki cenowe”
   To pytanie musi nastąpić Wiemy, że jest to informacja, którą nasi klienci nie zawsze chcą się podzielić na początku rozmów. Jest to jednak kluczowy parametr, abyśmy wiedzieli jak w ogóle zabrać się za to zapytanie. Są wyjazdy o ściśle ograniczonych budżetach, gdzie klient ma odgórnie przydzielone środki i więcej wydać nie może. Doskonale to rozumiemy, robimy wtedy wszystko, aby zaproponować maxa w tym budżecie. Są również wyjazdy z wysokimi budżetami z określeniem „ma być dobrze”. Jednak nawet wtedy warto wiedzieć, jak bardzo można szaleć z propozycjami atrakcji, hoteli, restauracji, itp.

Teraz już wiesz, jak sformułować poprawne zapytanie ofertowe! Zapraszamy do kontaktu, abyśmy mogli wspólnie zaplanować idealny wyjazd na kolejny sezon!!!